¿QUE HEMOS APRENDIDO?

Autor: Jose Ángel Ramia

Jose Ángel es Talento Asociado de Manager in Motion. Interim manager con experiencia en liderar procesos de desarrollo estratégico en empresas industriales, con foco en el negocio y en las personas

¿Qué hemos aprendido?, mejor dicho, ¿Qué he aprendido?, estas son las reflexiones después de todo lo que nos ha pasado a todos, una pandemia y postpandemia y sus efectos que me han hecho evolucionar como Directivo a base de aciertos y errores, buenas decisiones y malas decisiones.

Eran las 10.30h de la mañana de un jueves  12 de marzo de 2020, después de una de las reuniones habituales de gestión en la compañía donde estaba de Director General, lo que era un rumor se extiende por toda la oficina, van a confinar a las escuelas a partir del viernes, sin fecha de reapertura, y el Presidente del Gobierno tiene prevista una comparecencia por la tarde.

Ante esta situación, se puso en práctica la aplicación de lo que se tenia planificado con cierta antelación, se activaron las acciones necesarias a nivel de estructura y organización para poner a toda la organización en modo teletrabajo en 48h. Este plan, que tenía como objetivos asegurar la continuidad en la producción y poder incrementarla en caso necesario, ya que la compañía es un fabricante y distribuidor de material sanitario,  incluyó la adquisición temporal de ordenadores portátiles para poder trabajar desde casa, validación de conexiones con servidor remoto para poder mantener la continuidad de los procesos contra el ERP de la compañía, definición de que posiciones se ponían en teletrabajo y cuales no, activación de los permisos especiales para poder desplazarse al centro de trabajo, estamos hablando de una actividad considerada esencial, y la movilidad de las personas tenia que estar garantizada, siguiendo con el teletrabajo se aplicaron los protocolos de trabajo para las personas de producción con el objetivo de minimizar contactos, limpieza y protección de las personas, mascarillas, desinfectantes, guantes, batas para todas las personas que iban a intervenir en producción, certificados para proveedores para poder continuar con sus actividades de suministro y prestación de servicios…. Y una larga lista de acciones que se habían planificado con unos pocos días de antelación.

Se consiguió con la aplicación de estas medidas movilizar a un equipo de 95 personas para que 30 de ellas estuviesen teletrabajado en 48h y el resto, personas de producción, estuviesen protegidas mediante protocolos de limpieza, acceso a instalaciones y protecciones individuales, sin duda fue un logro colectivo del que me siento orgulloso.

 

Equilibrio de la proactividad con la reactividad

 

Se habla mucho de la proactividad como una competencia necesaria en las posiciones directivas, y realmente lo es, pero también es importante la reactividad, el como se reacciona ante situaciones concretas, en el equilibrio de la proactividad con la reactividad esta la eficiencia. Sin duda estos últimos años a mi me han servido para aprender como manejar estas dos competencias de forma equilibrada, y bien es cierto que no siempre ha sido con el resultado esperado.

 

Comunicar y Comunicar

 

Es cierto que parte de los aprendizajes también llegan por las cosas que no salieron bien, en este sentido, y el aprendizaje fue muy claro, la comunicación fue definitivamente un área de mejora. Aunque tenía todo planificado, o eso creía, las personas de la organización demandaban más comunicación, más información, y aquí sí que se actuó de una forma más reactiva, sobre todo porque las autoridades sanitarias también estaban reaccionando minuto a minuto, y esta reactividad provocó que tuviese que dedicar la mayor parte de mis esfuerzos durante esas semanas a informar, comunicar, transmitir los nuevos protocolos, políticas, en definitiva, cambios que habían afectado a la organización. Esto ocurrió por dos motivos principales, no se había previsto como comunicar e informar correctamente a las personas, ni tampoco se habían definido los canales adecuados, dado que la no presencialidad hicieron cambiar el paradigma y el modelo de comunicación que se estaba utilizando en un modelo presencial, la creación e implementación de un portal de empleado a través de app para los teléfonos inteligentes fue necesaria para mejorar aspectos de comunicación e información que después se han consolidado y se han quedado en la compañía

 

Calidad de la información & Toma de decisiones ágil

 

Un último y gran aprendizaje ha sido el comprobar de forma objetiva y de forma empírica los resultados y consecuencias de aplicar, o no aplicar, de forma enérgica las decisiones sobre medidas concretas con la información que se dispone en el mismo momento de tomar la decisión, lo importante es valorar la calidad de la información con la que se toma la decisión. Toda decisión tiene que ser acertada, obviamente, pero esta premisa, en situaciones críticas, no nos tiene que paralizar el proceso de toma de decisiones por necesidad de disponer del mejor de los análisis. Con algunos éxitos, y también con fracasos, este es de los mayores aprendizajes, toma de decisiones rápida con un buen análisis de la información disponible.

Ser proactivo y pensar con antelación ante posibles escenarios de confinamiento me permitió poder movilizar a 98 personas en 48h manteniendo la salud y seguridad de todas sin interrumpir la continuidad de la actividad de la empresa y creciendo en volumen de negocio. La proactividad me proporcionó la claridad para definir qué necesitábamos hacer, y la reactividad me permitió reaccionar enérgicamente y poder identificar claramente cuál era el momento clave para hacerlo, y fue ese momento, ese día y a esa hora, jueves 12 de marzo de 2020 a las 10.30h.